Опубликовано 06.09.24, читать — 8 мин

Обработка 1000 лидов требует большого количество времени и ресурсов, из-за чего процесс квалификации может растянутся на несколько дней или недель. Автоматизация и методологический подход могут упростить этот процесс и значительно снизить нагрузку на менеджеров. В статье рассмотрим, как EdTech-компания совместно с компанией-интегратором  Introvert Systems обработала 1000 лидов за сутки.

Компания

Онлайн-школа занимается подготовкой учащихся 1 – 11 классов к экзаменам и олимпиадам. Есть курсы для учителей и родителей. Компания имеет более миллиона пользователей, число которых увеличивается каждый день. Недавно школа перешла порог в 1000 лидов за 24 часа. При этом, у менеджеров много рутинных задач, а целевые действия занимают менее 50% рабочего времени.

Задачи

• Обработать все заявки в течение суток и минимизировать потерю лидов из-за задержек
• Снизить нагрузку на отдел продаж
• Увеличить время целевых действий менеджера

Ход действий

Для достижения целей Introvert Systems разработала методологию, которая включает аудит текущих процессов, анализ проблем, создание детального плана внедрения и этап адаптации сотрудников к новым процессам.

Провели анализ, какие этапы должны обрабатываются вручную, а где можно внедрить автоматизацию. Исследования показали, что если взяли лида в работу в течение 10 минут, вероятность того, что его закроют в успех увеличивается в два раза.. Поэтому приняли решение использовать BPM-платформу Sensei в связке с WhatsApp для обработки входящих заявок.

Процессы

Распределение заявок

Для распределения входящих заявок компания использовала Sensei Planner. Входящие лиды автоматически направлялись менеджерам в зависимости от их текущей загрузки и времени работы. Заявки приоритизировались так, что более заинтересованные клиенты обрабатывались быстрее. Платформа также позволяла задавать условия для повторных касаний — система назначала время для следующего контакта, если клиент не ответил сразу.

Процесс равномерного распределения лидов между менеджерами был полностью автоматизирован.

WhatsApp-механики

Ключевым решением стало использование механики «мессенджер + звонок».

Автоквалификация в нерабочее время

Когда клиент оставил заявку в нерабочее время компании, он получал сообщение в WhatsApp с вопросом, в какой половине дня ему будет удобно принять звонок. В начале рабочего дня у менеджера уже была информация, когда клиент готов принять звонок.

Сообщение после звонка

После каждого успешного звонка клиентам отправляется WhatsApp-сообщение с материалами, упомянутыми во время разговора (например, ссылки на курсы или предложения).

Повторное касание после недозвона

Система отправляет клиенту сообщение, уточняя удобное время для нового звонка. Менеджеры получают задачу перезвонить в указанное клиентом время, что значительно снижает процент потерянных лидов. Компания выстроила цепочку из нескольких касаний после недозвона, цикл варьируется от 3 до 7 попыток дозвониться.

Результаты

У компании появился процесс, позволяющий обрабатывать большой поток лидов за короткое время. Среднее время взятия лида сократилось до 10 минут, увеличили конверсию в успех в два раза

Заключение

С помощью автоматизации можно обработать большой поток лидов без потери качества. Использование BPM-платформы Sensei ускорило продажи и реакцию на новые заявки. При помощи WABABA автоматизировали общение в WhatsApp, включая сообщения после звонков и касания после недозвонов.

Устанавливайте WABABA и пишите нам в отдел заботы, если хотите внедрить WhatsApp-механику вместе с нами. А для полного аудита процессов и построения системы продаж есть Introvert Systems.